我能腾出多少“整段时间”?

前两节着眼于在认知层面，帮你建立一套关于意义和创造的思维方式。这一节，我想跟你分享：如何才能更好地安排我们的时间，最大化自己的产出，让每一天都过得更充实、更丰富？

决定我们每一天的成果和产出的是什么？并不是你投入了多少时间在工作上，而是，在这些工作时间里，有多少“整段时间”。

什么是整段时间？它指的是至少有40分钟到一个小时的时间，能够不受打扰、心无旁骛、全神贯注在眼前事情上面。实际上，一个简单的结论是：每一天，你能够有多少留给自己的“整段时间”，你就能够做出多少有效成果。

为什么？因为真正重要的、有价值的事情，必然是困难的，也必然是需要你在一段时间内集中精力、全神贯注去思考的。如果你不断被别的事情所打断、分心，那么你的思考只能停留在表面，难以深入。

许多追求“高效”的人，恰恰很容易犯这个毛病。他们追求的是把更多的事情打散，安排在每一天的行程里，见缝插针去做。但这样一来，很容易导致对所有事情都草草了事，只能勉强做到及格，很难真正做出成果。

更好的做法是有意识地舍弃和推迟一些不重要的事情，挤出时间，再把这些时间汇总起来，形成一段完全属于自己的“整段时间”。再在这段“整段时间”里，去做对自己来说最重要的事，这可能是最重要的项目，可能是学习和成长，可能是对未来规划的思考……

如何实现这一点呢？这就需要你在每一天的生活和工作中，不断去问：我今天需要做哪些事情？我能否尽可能地调整、压缩、推迟其中某些事项，尽可能地腾出更多的“整段时间”？

一个有效的方法，是先把自己每一天要做的事情列出来，再考虑：在这些事情里面，哪些是固定的、不可支配的，哪些是灵活的、可以支配的？

举个例子。你每天要在固定的时间花一个小时通勤，每天上午都要开半个小时的例会，晚上下班到家要陪家人吃饭、交流……这些就是固定事项。它们会“锁住”所占用的那一段时间，无法更改，无法调整。

反之，那些不固定时间，在一定程度上可以由你调整和延迟的事情，就是灵活事项。比如：有一个项目在本周内需要完成，需要你跟客户对接、跟同事沟通、跟上级汇报、撰写报告……但每一项任务都没有明确的时间安排，只要能够在本周内完成即可。这就是一系列灵活的事项。

我们要做的是什么呢？是在每一天的时间里，先减去那些“固定事项”锁定的时间，再针对剩下的时间，尽可能去“化零为整”，把琐碎的事物安排到同一个时间段，尽可能腾出更多不受打扰的“整段时间”。

举个例子。假设你每天需要跟5个人交流，如果你把这件事分散到每一天里，那么你可能会疲惫不堪。跟第一个人聊完，做一会自己的事情，再跟第二个人聊……但如果你把这些沟通全部集中在某个固定的时间段，比如中午和傍晚，你就可以尽可能缩短耗费在沟通上的时间，腾出更多属于自己的时间。

不妨试试按照下面的方式进行优化。

我能不能压缩、节省不可支配的时间？比如，能否提高沟通效率，把所有的信息集中在一个时间段内讲清楚，避免反复不停地查收和回复？

我能不能用一些自动化、规范化的东西来辅助？比如，下达需求时，能不能事先做一个模板，让接收方按照模板填好，避免来回不断确认？

我能不能对时间“化零为整”？比如，划分出几个专门用来沟通的时间段，把所有的沟通任务放在这个时间段里面，避免对其他工作的打扰？

我能不能尽量避免过长的时间耗用？比如，开会前，让大家准备好意见和材料，会议只需快速过一遍流程，聚焦到焦点上，尽量减少过于冗长的会议？

原则就是：把所有琐碎的事情合并起来，汇总到一起，一次性做完，避免它们打断我们的工作思路和状态。通过这种方式，腾出更多属于自己的“整段时间”，让自己能够全身心投入最重要的事情上。

你可能会发现，这样安排下来，你每一天所能够腾出的整段时间并不多，也许只有2~3个小时，但这就是你一天里面，真真正正属于自己，能够去创造价值、让自己跟别人产生差异的机会。甚至可以这么说：你一天里面，其他所有的时间，都是为了“支撑”起这些时间，让它们能够不受干扰，让你得以好好利用它们。

不要让它们溜走。

你要做的是在这些“整段时间”里，尽可能减少噪声，屏蔽一切干扰，让自己全身心投入进去，做最重要的事情——也就是能够为你创造成长、创造价值、创造意义的事情。可能是工作上最重要的一个项目，也可能是让自己能够做出亮点和成绩的一项成果。

一方面，你可以关闭外在的干扰。比如手机静音，戴上耳机，换一个安静的环境，或是请求别人不要打扰你，让自己有一段不被打扰的时间，可以专注工作。

另一方面，就是保持注意力不被内在的刺激吸引。可以试试如下步骤。

觉察和接受：不去强迫自己保持注意力，而是顺其自然。控制不住时就让它走神。等觉察到自己似乎走神了，再顺其自然地把它拉回来。

分解和挑战：把要做的任务，分解成一个个小小的挑战。挑战自己，让自己在设定的时间内把它完成。

休息和转移：做完一个小挑战之后，也不要让自己过于懈怠。避免让注意力转移到被动的担忧上面，而是进行“主动休息”，比如读一点需要动脑子的资料，写一点工作复盘和记录，看一点需要动脑子的知识类视频或纪录片……

通过这些方式，慢慢锻炼自己的注意力，强化自己主动掌控、管理注意力的能力，让自己更容易进入和维持心流，保持更好的状态。

好好地珍惜和利用你的“整段时间”，这是最能够发挥出你价值的资源。

我能避开哪些“时间黑洞”？

什么是时间黑洞呢？它指的是，在你每一天的日常生活中，你无意识的、习惯性去做的事情，包括种种日常琐事，以及你各种无意识的不良习惯。尽管这些事情看起来都很小，但它们累积起来，就可能逐步吞噬我们的时间资源。

这些时间开支一般包括两种。一种是日常琐事，比如吃饭，家务，事务性工作，等等。如果把生活比喻成一个瓶子，它们就像瓶子中的沙子，细微而不起眼，但却散落在我们每一天的日常生活里每个方方面面。

如何处理这些事情呢？首先要考虑的是，能不能尽可能缩短它们的时间。比如：请人来帮忙打扫卫生；用扫地机器人、洗碗机等现代科技节省劳动力；一次性购买一周的食材并简单预处理……避免把自己宝贵的时间，空耗在这些维持日常运转的琐事上。

如果实在难以缩短，也可以考虑另一种方式，那就是把这些时间黑洞，转化为我们的能量仓库，让我们从这些琐事之中获得能量、得到休息。一个有效的做法是把这些琐事转化为日常生活中的“仪式感”，让它们成为自己休息和疗愈的契机。

你可以把这些琐事固定到固定的时间、确定的步骤，以及固定的场景里。也就是说，让你的生活保持稳定。在同样的时间吃饭，同样的时间做家务，同样的时间洗漱，同样的时间写日记，同样的时间上床睡觉。

重复的行为能够带来一种奇妙的力量。它能增强我们的控制感，让我们感受到生活依然在掌控之中，降低我们的焦虑感，增强我们的精神集中程度。同时，它还能够为自己提供一种自律的满足感，从而提高我们去做其他事情的动力。

在这个基础上，可以再为日常琐事设计一些简单的仪式步骤。也就是在你的日常生活轨迹中，插入一些行为，让自己遵循这些先导行为去行动。比如，在下午4点的时候起来散散步，做一下拉伸；午饭后给自己泡杯茶，读两页书；每工作半小时左右听会音乐，打开同一套播放列表。等等。

实验表明：重复简单的日常仪式，可以帮助我们更清醒地思考问题，提高对任务的表现。比如在一项为期5天的实验中，仅仅要求参与者在进食前闭上眼睛、数到10，就能促使他们选择更加健康的零食。

什么样的仪式才能起到作用呢？答案非常简单：只要它足够精确，经常重复，并且遵循严格的顺序就可以了。你可以自由设定一套动作或行为，给它编上顺序，等触发的时候按部就班去做就好。关键是把它内化到每一天的生活轨迹里。通过这种方式，让自己重新找回对生活的掌控感。

另一种时间开支，就是当我们感到无聊、感到无所事事时，会下意识去“打发时间”、填充生活间隙。比如：看小说，刷信息流，上网“闲逛”，聊天，等等。这些事情有价值吗？其实是很低的。但是，它们会在你不知不觉间，把你的时间和精力一点一滴榨干，让你感到：我好像没做什么，怎么一天就过去了？

因此，一个有用的建议是：为这些事情设定一个明确的边界，不要让它们越雷池一步。

我自己的习惯是：为所有的这种“打发时间”设定一个明确的时间点。比如我现在想看一会小说，那么我就定一个20分钟的闹钟，时间到了，就让自己停下，避免让自己长时间不由自主地沉浸在里面。这样不但会鲸吞掉我们的时间，也不利于身体健康。

当然，一旦你习惯了这种做法，就不需要定闹钟了。你可以在脑海中培养起一个时间观念，不论你在做什么事情，都能够大致估算一下：现在大概过了多久？我已经做了多久？那么，你就可以及时提醒自己：是时候停下这些低价值的“打发时间”，去做更有意义的事情了。

我走在自己想要的方向上吗？

第三个问题，是需要我们经常地自我回顾，把视角往上拔高，从更高的角度鸟瞰自己过往的经历，问问自己。

这段时间我都做了些什么？

我做的这些事情，对我的目标有没有作用？

我可以如何让自己做得更好？

它的本质，其实就是复盘。不论是工作还是生活，适时的复盘都是至关重要的。一方面，它可以时刻检验自己是否走在正确的道路上，是否犯了短视的毛病；另一方面，它可以帮助我们，把经验、心得、教训归纳成方法论，不断提升下一次行动的效率。

也就是说，它涉及的是两个问题。我“为什么”要做这些事情？这些事情长期来看，对我的价值在哪里？以及我“怎么做”才能把事情做得更好？如何才能令我朝着自己设定的目标再进一步？

那么，如何更好地复盘呢？分享两个小技巧给大家。

1. 针对“为什么”，做成果清单。

什么是成果清单呢？简单来说，就是找一个“整段时间”，让自己回顾过去的一整个周期，比如一周，一个月，一个季度。想一想：我这段时间都做了哪些事情？把它们列出来。具体的周期可以以你的实际情况来定。比如你每周做一次，那就以周为单位；你每个月做一次，那就以月为单位。

每列出你做的一项成果，就在后面给它简单地打一下分：这件事情从长期来讲，对我的成长、目标和生活的意义，有多大的价值？

如果你发现，你在很长的一个周期里，一直在做一些低价值的事情，那么你就要警惕了：也许，你已经偏离了自己设定的目标。

这可以帮助你有效地校准自己的方向，时刻避免自己“浪费时间”。

2. 针对“怎么做”，做KPT复盘法。

KPT复盘法是最简单的复盘技巧。具体做法是定期（比如每周），或者一个小项目结束后，打开一页笔记，分别写下，

K（Keep，保持）：在这次项目中，有哪些地方做得很好，需要保持？

P（Problem，问题）：这次项目执行中出现了什么问题？

T（Try，尝试）：针对P里面的问题，下一次项目中可以考虑做些什么尝试？

这样，就可以不断地把过去的经验转变成财富，用来应对未来的挑战，优化自己的工作方式。