高效并不是多任务，而是懂得区分优先级

很多人会有一个误区，认为高效就是可以同时做好几件事：一边写方案，一边查资料，一边回信息，一边还能听听音乐、放松身心……

这其实是错误的。大脑是无法同时处理多项任务的，它只能一项一项地处理。因此，当我们“同时做ABCD多件事情”时，实际上是什么呢？是大脑先集中处理A，然后切换到B，再切换到C，再切换到D……

为什么呢？原因很简单：大脑的注意力与工作记忆本质上是一个东西，而工作记忆的容量是极其有限的。这就导致了我们在同一段短暂的时间内，只能把极少数的信息储存在工作记忆里，让大脑对其进行处理。一旦超出这个负荷，我们就不得不把先前的信息清除出去，再重新写入。

因此，这不但无法提高我们的效率，反过来，还会造成两个负面效果。

1. 当我们从任务A退出，再切换到B时，大脑需要一段时间清空缓存、写入新的任务信息，这段时间虽然不多，但累积起来就会非常可观。

2. 当我们从任务A切换到任务B时，如果A还没有做完，那么它就会有一部分残留在我们的脑海中，叫作“注意残留”，占用我们的认知资源，使得我们能够处理任务B的资源减少。

可想而知，当我们多次经历切换，多次堆积注意残留时，我们还能剩下多少精力和资源，用来处理眼前的事务。

实际上，英国中央兰开夏大学、兰开斯特大学和瑞典耶夫勒学院在2019年的一个研究中发现，即使是最简单的多任务处理，比如一边工作一边听音乐，也是有害的。这个研究测试了多种不同的音乐，包括有歌词的音乐和纯音乐，结果发现：不管有没有歌词、参与者喜不喜欢，当他们一边听音乐一边工作时，他们的创造力、记忆力和理解能力，都出现了不同程度的下降。

所以，更好的做法是什么呢？是把你要做的所有事情列出来，简单排一个优先级，然后在一个时间阶段里，只做一件事情。等把它做完了，或者告一段落，再从清单上划掉，把它彻底抽离出我们的脑海。然后再把注意力投向下一项任务。

这就是第一个技巧，永远不要追求多任务，而是专注在最重要的事情上，一次只做一件事。

专注不是长时间工作，而是少量多次的冲刺

很多朋友可能都知道心流，也知道，要做到高效，实际上就是要不断地追求心流。那么问题来了：心流是可以持久的吗？或者说，我们有必要追求长时间、专注不停地工作，让自己沉浸在心流之中吗？

这其实也是不可行的。

为什么呢？原因很简单：我们的注意力会时刻不断地进行“扫描”，这种扫描包括对周围环境的监测，也包括对内在念头的激活。一旦激活到一些比较重要的念头，我们就会从CEN模式进入DMN模式，即进入分心的状态。

心流状态虽然可以抑制这种效应，但并不能做到100%抑制。所以，随着时间推移，我们内在的某些杂念，被留意到、放大、关注、觉察到的概率，就会不断上升。一旦发生这种情况，你的感受是什么？你会感到：突然间有一个想法不受控制地“闯入”脑海，可能是某件还没完成的事情，可能是对未来的某个担忧，可能是某种不由自主地胡思乱想……它会带来一系列的浮想联翩和情绪起伏，让你从心流状态里面退出。

如何应对这种情况呢？有些朋友可能会说“正念”。的确，正念是一种锻炼注意力的方式，可以加强我们对注意力的掌控，抑制DMN的活跃。不过，现代神经科学里面，对于正念的效果还有一些争议，有待进一步的探索。

实际上，更直接、有效的做法是什么呢？是锻炼我们快速进入心流状态的能力。

以我为例。假设我要写一篇文章，预计需要4个小时，我不会追求让自己在这4个小时里面全神贯注，这非常不现实。我会把这4个小时切分成多个阶段，然后要求自己，在这一个阶段里面心无旁骛地工作，去抑制大脑的DMN。

如何划分阶段呢？我一般不以时间为单位，而是以工作内容为单位。像前面这个例子，我会把文章大致划分成5~6个部分，每一个部分为一个阶段。做完了，就休息一下，换换脑子，干点别的事情，比如回复信息、整理资料，等等。

那么，如何让自己快速进入心流状态呢？一个简单的技巧是：把工作过程中你的思路、想法和进展记下来，简单记录下关键词即可，让自己知道刚才在处理些什么、进度到达了哪里。这样，当自己回来工作时，就可以第一时间进入状态。

另外，选择适当的难度也很重要。心流的本质是什么？是需要思考的强度刚好能够填满你的注意力，不会太低，也不会太高。因此，如果工作比较简单的话，可以试一试给自己提升难度，尝试去做出一点不一样的东西出来，充分调动大脑的运转。

这就是第二个技巧，与其追求长时间的专注，不如培养自己随时进入心流的能力，把工作分成多个阶段，少量多次地去“冲刺”。

状态不是等出来的，而是训练出来的

先思考一个简单的问题：许多人的办公桌都很乱，那么，是常常整理办公桌好，还是不整理好呢？答案可能会出乎你的意料：不整理办公桌会更好。

为什么？因为大脑有一个特性：喜欢把两样东西联系起来，建立起快速的反应。所以，当你长时间在比较凌乱的办公桌上工作时，大脑就会把这种办公桌的状态与工作状态建立联系，让你更容易进入工作状态。反之，一旦你整理了办公桌，这种联系就会被打破。你需要花费更长的时间，才能进入工作状态，而且很容易被打断。

也就是说：如果你能够从始至终保持办公桌的整洁，那么就保持下去；但如果你的办公桌一直都那么乱，那也没有必要去整理，保持它的自然状态可能是更好的。

这个原理可以迁移到很多地方。比如：为什么许多人远程工作或自由职业时，在家里总是感到状态不佳？原因就是大脑已经把家里与“休息”建立起了联系，从而导致你在休息状态和工作状态间产生矛盾感。

因此，如果你有在家里学习或工作的习惯，那么很重要的一点是做好分区：最好是能够把家里分成几个功能区域，在一个功能区域里面只做一种事情，需要切换时，就换一个功能区域。比如：如果你习惯在沙发上看电影，那么就不要在沙发上读书、工作，因为这样很容易分心。专门腾出一个区域——哪怕只是一把椅子和一张桌子，一定要把它跟其他日常活动区分开来。

不过我自己的做法是把学习和工作变成在家里的日常活动，然后限制其他活动的区域。这样一来，就可以实现在家里任何地方，想到任何有趣的点子都可以随时记下来；碰到任何问题都可以随时拿出电脑列一下脉络；想看书了，随手拿起一本书就能翻上几页……

如果你没有办法把家里分成太细致的功能区域，那么一个有效的办法就是：出门去咖啡馆工作。把咖啡馆变成你的工作场景。这样也可以让自己在工作时更专注。

甚至，我们还可以利用这个原理，建立一些日常的惯例，来帮助自己快速启动工作状态。

举个简单的例子。我吃完午饭，休息一下之后，一般会泡一杯茶，再开始工作。那么久而久之“泡一杯茶”就会成为我启动工作状态的一个触发器。一旦我泡一杯茶，大脑就会知道：下一步，该开始工作了。从而更容易进入工作状态。

同样，你可以用任何简单易行的行为，将它跟工作之间建立一个联系，从而帮助自己进入工作状态。

不过要注意的是，如果你使用了某个行为，就要避免让这个行为与其他的状态建立联系（比如不要泡一杯茶后又去看剧），否则就起不到作用了。

这就是第三个技巧，把工作状态跟某个固定的场景和行为之间建立联系，帮助我们更容易进入工作状态，更不容易分心。

节律不应该千人一面，而要结合自己的实际

很多文章和课程可能都会教你，早上是一天里面精力最集中、效率最高的时候，一定要趁早上把重要的工作先做了。

这个道理适用于所有人吗？其实不一定。

为什么呢？因为，所谓早上精力最集中、效率也最高，并不是因为早晨有什么特殊的力量，而是因为我们每天醒来之后，大脑就在不停地运转，思考、工作、学习，这些活动都要消耗能量，故而会慢慢堆积起许多代谢产物，也就是腺苷。而腺苷的堆积，会让大脑产生困倦感、疲惫感，从而不想动脑。

因此，许多人认为早晨更高效，主要是因为早晨刚起床时，腺苷被清理一空，大脑处于最清醒的状态。但这并不是说腺苷在一天里面无法被清除。实际上，当我们吃饭、休息、转换思绪，以及把大脑“后台”的杂念清空时，都可以消除腺苷，把它们重新组装成ATP，供大脑使用。

晨型人由于早睡早起，在下午和晚上一般会累积大量腺苷，从而状态比起早晨会更低落。但夜型人则不然。一方面，夜型人白天的工作时长往往较低，从而腺苷更容易达到一个动态平衡，不容易堆积起来。另一方面，夜型人的思维往往在晚上会更发散、更自如，从而更容易让大脑兴奋起来。

我一般一天里面最佳的工作状态是在下午接近傍晚的时候，以及晚上接近深夜的时候，所以我的工作习惯是早上起来之后先处理一些简单、琐碎的工作，减轻大脑负担；等到了一天里面状态最好的时间段，再集中精力去做最重要的任务。

同样，如果你是一个夜型人，或者你的工作要求较高的发散思维和创造力，那么最适合你的可能是下午和晚上，而不是早晨。

当然，具体一天里面哪个时间段是你最佳的精力状态，就需要你自己去挖掘了。不妨试着每天写一写日记，写一下今天在什么时间段处理了什么事情，以及自己处理事情时感受到的状态。从长期来看，如果某个时间段你的思维特别活跃，精力似乎很旺盛，总是能把事情很快做完，那么它很可能就是你的“波峰时间”。

一旦你找到自己的“波峰时间”，那么对应的，你也可以找到自己的“波谷时间”和“正常时间”。不妨按照这个节奏，来安排自己的任务。

最琐碎的、最不重要的、不需要耗脑子的（一般是整理和操作性事务），以及可以快速得到反馈的，安排在“波谷时间”；

日常的事务，沟通，协作，信息回复，安排在“正常时间”；

最重要的工作，包括跟自己业绩目标紧密挂钩，需要做出亮点和成果的，又或者需要投入精力去学习的，安排在“波峰时间”。

这就是第四个技巧，结合你自己的作息习惯和工作性质，找到你一天里面稳定的三种时间节奏，按照这个节律去安排自己的工作。

任务不要全都放在一起，而是分成三张清单

经常有读者问我：您每天要处理那么多的事情，是如何安排自己的时间的？

其实很简单，我会把所有需要做的事情，分成三张清单，分别是：行动清单，问题清单，以及甜点清单。

行动清单，顾名思义，记录在上面的内容，都是我可以立刻去执行的行动。任何一项工作，我都会先抽一点时间，对它进行分解，把它分解成最小、最直接的步骤，再记录到清单上。这样，当我需要行动的时候，就可以立刻去做，不需要再浪费时间去想。

举个例子。“确定分享会的讲稿”这件事，我会把它分解为列出分享会讲稿大纲，确定进入讲稿的案例，撰写分享会讲稿初稿，跟对接人员沟通初稿，列出所需PPT清单，完善并最终确认分享会终稿……再把以上任务，逐项写上截止日期，放入行动清单里。

不要小看“分解”这一步。实际上，很多时候我们之所以会拖延，就是因为我们去行动、去做一件事情的时候，需要付出努力去思考“如何做”。这就增加我们的阻力。而这一点点阻力，很可能就是阻碍我们行动的天平上最后一块砝码。

问题清单是什么呢？一切需要在脑海中构思、筹划，而不是通过行动去解决的任务，我都会放到这里。

还是拿分享会讲稿举例：在这个任务中，可以直接执行的是什么？是列大纲、写初稿、安排PPT制作……而需要思考得出结果的是什么呢？是确定分享的主题、要点等等。我会把所有类似后者的问题，都列入问题清单里，然后在平时的碎片时间里，把它拿出来，让自己做一个短时间（大约5~15分钟）的发散思考，争取至少找到一个答案，或者列出一种可能性。

当我的某项工作告一段落了，感到有些疲惫了，我也会站起来活动一下，做些别的事情，让大脑调剂一下。在这个过程中，就可以把问题清单拿出来，换换脑子，让大脑思考一些别的、新鲜的问题，从而为大脑“按摩”。

这不仅可以非常有效地利用碎片时间，更可以帮助我切换不同的聚焦点，让大脑始终保持活力。

第三个清单叫作甜品清单。它就像餐后甜品一样，我会在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事，让自己在状态不佳的时候，可以打开来立刻去做，为自己快速“回血”。

什么样的小事呢？包括：整理文档，整理笔记，搜集素材，整理照片，资料归档……它们的共同特征是：琐碎。虽然不那么重要，但每次你完成它们，都可以给自己带来一分成就感和满足感，从而帮助自己快速摆脱低落的状态，快速振作起来。

通常，在做完2~3项甜品清单的任务之后，状态就可以回到一个不错的水平，开始去着手完成更重要的任务了。

与此同时，在完成甜品清单的时候，由于它们是完全机械、无需动脑的，思维会处于一个自由的状态。在这个状态下，可以放任它自由联想，也许会产生一些有意思的点子。

这就是第五个技巧，把你的任务分成行动、问题和甜点三个清单，让自己见缝插针地去压榨时间的利用率。